Assistent*in im Koordinationsbereich Konzernmanagement

Ihr Aufgabengebiet - Sie übernehmen die Abwicklung der administrativen Aufgaben im Sekretariat der Koordinationsbereichsleiter\*in/Vizedirektor\*innen - Sie übernehmen die Vertretung innerhalb des Assistenzteams - Sie stimmen sich mit dem Assistenzteam der Koordinationsbereichsleiter\*innen sowie der Vizedirektor\*innen ab - Sie übernehmen die Termin- und Kalenderkoordination und sind verantwortlich für die Organisation, Koordination, Überwachung und Evidenzhaltung von Besprechungen - Sie übernehmen die E-Mail-Organisation, -verwaltung und -bearbeitung sowie die Erledigung der Korrespondenz - Sie übernehmen die Einholung von Stellungnahmen sowie Auskünften - Sie übernehmen die Betreuung der Verwaltungssystemen wie z.B.: E-Recht, SES, etc. - Sie übernehmen administrativ-organisatorische Aufgaben wie Dienstreiseabwicklung und Schulungsorganisation - Sie wirken bei Bedarf in Projekten mit Ihr Profil - Sie haben eine Reifeprüfung (z.B. HAK, AHS) oder eine gleichwertige Ausbildung absolviert oder eine abgeschlossene Lehre zum Büro- bzw. Immobilienkauffrau/-mann oder Verwaltungsassistenz mit positiver Lehrabschlussprüfung oder eine dem Berufsbild gleichwertigen einschlägigen Ausbildung inklusive 6 Jahre facheinschlägige Berufserfahrung - Sie legen die Dienstausbildung für "Verwaltung/Administration, Sachbearbeitung Spezialisiert" innerhalb der vorgeschriebenen Frist positiv ab - Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung als Assistent\*in, idealerweise in den Bereichen Personalwesen und Betriebswirtschaft - Sie besitzen sehr gute EDV-Kenntnisse (insb. MS Office, Terminverwaltungssysteme, SAP und Kollaborationssystemen) - Sie haben bereits Erfahrung im Verfassen von Schriftstücken, der Vorbereitung von Präsentationsunterlagen und der Aktenführung - Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in der strukturierten Vorbereitung von Terminen und Meetings sowie in der zuverlässigen und vorausschauenden Termin- und Kalenderkoordination - Sie haben bereits aktiv in Projekten mitgearbeitet, bringen sich engagiert in neue Themenfelder ein und verfügen idealerweise über Erfahrung in der Projektarbeit - Sie bringen Erfahrung in der Postverwaltung sowie der Besprechungsorganisation mit - Sie handeln und agieren selbstständig, vorausschauend und eigenverantwortlich in Ihrem eigenen Wirkungsbereich - Sie bringen Bereitschaft zu Mehrdienstleistungen mit - Sie überzeugen durch hohe soziale Kompetenz Für Mitarbeiter\*innen Nach Dem Wiener Bedienstetengesetz, Die Die Erforderlichen Sechs Jahre Facheinschlägiger Berufserfahrung Noch Nicht Vorweisen Können, Bieten Wir Eine Attraktive Karrierechance Durch Den Nachstehenden Karrierepfad An - Starten in der Modellstelle: VA\_SBA 3/3; W1/6 - Erreichen der Ziel-Modellstelle nach 6 Jahren: VA\_SBS 1/4; W1/7 Unser Angebot - Unbefristete Anstellung in Vollzeit (40 Wochenstunden) - Es wird Ihnen ein krisensicherer Arbeitsplatz mit einem funktionsbezogenen Gehalt und flexiblen Arbeitszeiten mit der Option auf Homeoffice geboten - Neben umfassenden Weiterentwicklungsmöglichkeiten erwartet Sie ein angenehmes Betriebsklima in einem modern ausgestatteten Bürogebäude mit einer guten öffentlichen Anbindung Ein Einstiegsgehalt von 3.019,60 Euro brutto monatlich (40 Wochenstunden, 14x jährlich). Durch die Anrechnung von berufseinschlägigen bzw. gleichwertigen Tätigkeiten als Vordienstzeiten kann sich ein höheres Gehalt ergeben. Wir möchten den Anteil an Frauen in diesem Berufsfeld erhöhen und laden daher besonders Frauen zur Bewerbung ein. Es gelten die Bestimmungen des Wiener Gleichbehandlungsgesetzes. Kontakt Unternehmung Stadt Wien - Wiener Wohnen Rosa-Fischer-Gasse 2, 1030 Wien Tel.: +43 05 75 75 75 Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich direkt online! Quelle: https://at.linkedin.com/jobs/view/assistent-in-im-koordinationsbereich-konzernmanagement-at-city-of-vienna-4378151401

Level: senior